2024年1月1日から施行された「電子帳簿保存法（電帳法）」。
自社運用での対応も可能ですが、実際に運用する中でその煩雑さを目の当たりにし、電帳法対応サービスを探し始めた企業様もいらっしゃるのではないでしょうか？
今回は、数あるサービスの中から当社のクラウド型帳簿管理サービス「スマートブックキーパー」をご採用いただいた株式会社トップ・クリエーションのご担当者様に、導入の経緯から選定の理由、採用後の効果などをお伺いしました。
電帳法対応サービスをお探しの方にとって、ご参考になりましたら幸いです。
■概要
お客様：
株式会社トップ・クリエーション 様
https://topcreation.co.jp/
UHB（北海道文化放送）のグループ会社として1990年に設立。報道・情報番組のテロップをはじめ3DCG、WEBコンテンツ作成、グラフィックデザイン、イベント運営、広告代理店業務など、幅広い業務に対応されています。
所在地：
北海道札幌市
導入サービス：
クラウド型帳簿管理サービス「スマートブックキーパー」
https://lp.tech.broadmedia.co.jp/sdd/smart-book-keeper/
電帳法に対応する中で浮かび上がった課題
電帳法への対応が必要となる中で、最初はシステムを使わずに自社で対応しようとしていました。ただ国のホームページなどで詳細を調べるにつれて、自分たちだけで対応するのは大変なのではないか…と不安になってきたこともあり、外部サービスを調べ始めました。
自分たちの知識もまだあまりなかったため、広告で見る有名なサービスやご紹介いただいた会社さんなど実際に何社かのお話を聞いてみたのですが、費用の負担がかなり大きい印象で、我々のような中小企業に最初からこんな大規模なシステムを入れてしまって機能が見合うのだろうか？という疑問もありました。
そこで、まずは自分たちで対応してみようと2024年1月から自社サーバでの運用を開始しました。しかし、データを保存する上で管理簿の作成やファイル名の管理などが必要になり、膨大な手間と時間がかかることが分かってきて、それをすべての従業員に周知して協力してもらうことに限界を感じていました。
このままでは安定した運用を続けるのは難しいと思い、再度外部サービスを探し始めたところ、電帳法対応のみに特化した「スマートブックキーパー」の存在を知りました。
「スマートブックキーパー」の導入を決めたポイントとは？
それまでにトータルで9社ほどにお話を聞いたのですが、
1.初期費用（導入費用）が高額
2.電帳法対応サービス以外にも使うかどうか分からないオプションがついている
という2点が主なネックでした。
多額の導入費用をかけて、もしうまく運用できなかった場合を考えるとリスクが大きく、さらに使いこなせるかどうか分からない機能まで付いているとなると、導入へのハードルが高く、なかなか決断に至りませんでした。
そこで再度、シンプルに“電帳法対応だけに機能が絞られたシステム”を探した方がいいのではないかという考えに立ち戻ったのです。
そんな中、元々お取引先でもあったシステムデザイン開発さんがサービスを提供されていると聞き、ご紹介をいただきました。
「スマートブックキーパー」は電帳法対応のみに特化しており、初期費用もかからないということで、ネックになっていた点をすべて解消できることが分かり、即導入を決めました。
使い方もカンタンで運用もスムーズに
導入後はいただいたマニュアルに加え、自分たちで実際の業務内容に沿った社内用のマニュアルを作成し、従業員に周知しました。業務で使っている書類をマニュアルに載せるなど、イメージしやすいように工夫することで、皆さんの理解も早かったように思います。
「スマートブックキーパー」があることで、自社での運用時より混乱もなく、使っていくうちに慣れてきて今ではスムーズに運用できています。
導入当時に社内からの問い合わせもありましたが、保存する書面の種類に関するものだけで、「使い方が分からない」などシステムの操作についての質問はまったくなく、皆さん直観的に使えていたようです。
「スマートブックキーパー」導入後の効果
自社サーバで運用していた時と比べると、格段に工数が減りました。
当時は書類をひとつ保存するのにも、ファイル名を付けて、指定した記述形式で管理簿に記録して…など何度も入力をする手間があったのですが、スマートブックキーパーだと入力が1回で済み、シンプルにファイルをアップするだけなのでとてもラクに運用できています。
また電帳法とは直接関係ないのですが、書類が一か所に保存されていることで業務効率が格段にアップしたことを実感しています。
確認が必要な書類があるときも、スマートブックキーパー内で帳簿検索ができるので、担当者が不在の場合でもすぐに確認できるようになりました。これまでメールやプリントアウトした紙で受け取っていた書類もスマートブックキーパーで確認できるようになったり、過去の取引に関して取引日や取引金額を調べるためにこれまでいちいちファイルを開いて探していたのが、帳簿検索機能を使えば一発で目的の書類を探せたりと、業務の効率化に繋がっています。
ご担当者様から見た「スマートブックキーパー」おすすめポイント
・操作がカンタン！
一番おすすめしたいのは、操作がカンタンなところですね。
画面がシンプルで文字も大きく、パソコンが苦手な方もすんなり使えています。
・費用面のハードルが低い
初期費用が高いと、中小企業はなかなか導入に踏み切れません。
導入してみようかと思える価格帯であったことは、大きかったです。
・短期間（3週間）で導入できる
他社さんではテストを含めて3か月後の導入になると言われていました。（これには電帳法対応以外
の機能の実装も含まれており、当初の目的＝電帳法対応とかけ離れていってしまったため
導入には至りませんでした。）
自社運用からの移行もあったので、短期間で導入できるのはとてもありがたかったです。
ご相談もしやすく、不明点もすぐに解消できました。
機能面や費用感から考えても、中小企業にとってはとても導入しやすいサービスだと思います。
さいごに
以上、株式会社トップ・クリエーション様に「スマートブックキーパー」導入についてお話をお聞かせいただきました。
自社運用されていた際に多大な手間と時間を要していた分、スマートブックキーパーを利用した際のメリットを大きくご実感いただいているようです。
また、電帳法対応以外にも業務が効率化できているということで好評をいただいています。
中小企業様のご参考になりましたら幸いです。
当社では、今後もお客様のご要望にお応えしながら、引き続きクラウド型帳簿管理サービス「スマートブックキーパー」を提供して参ります。
ご不明な点やご相談などございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
システムデザイン開発は、北海道の地で35年以上の歴史があります。企業向けのシステム設計～開発・構築～保守運用までワンストップサービスを提供するシステム開発会社です。豊富な開発実績と高い技術力を強みとして、北海道から全国へ幅広い分野・業種へトータルにサポートいたします。
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