「業務改善」と聞くと、大企業の話と思っていませんか？
実は中小企業こそ、少しの見直しで業務効率が大きく変わります。
とはいえ、人手も時間も限られる中で、何から手をつければいいのか分からない——。
そんな中小企業にこそ合う、無理なく・着実に成果を出す業務改善の進め方をご紹介します。
いきなり「全部見直す」はNG
中小企業にとって、リソースは限られています。
全部を一気に変えようとすると、現場に混乱が起き、改善が形骸化してしまいます。
まずは「一番困っていること」から、1テーマずつ小さく始めるのが成功のコツです。
現場の声を拾う「紙1枚ヒアリング」
改善の種は、実は現場にたくさん転がっています。
「今やっている作業で、無駄だと感じていることはありますか？」
という一問を紙1枚で配布し、簡単に意見を集めるだけでも、現状の課題が浮かび上がります。
属人化を可視化する
「あの人しかできない」「◯◯さんがいないと止まる」——これは中小企業に非常に多い問題です。
まずは業務フローや使用中のExcelなどを洗い出して、誰が・何を・どう処理しているかを見える化しましょう。
無理にツールを入れない
昨今は社内情報を分析するためのBIツールなどが数多く出回っています。
ただし、正しく目的を設定せずにITツールを入れようとすると、どこに焦点を当てるのかがぶれていき、結局ITツールを入れることが目的になってしまうと、現場に定着せず「結局手作業に戻る」ことも。
そうなると余計なコスト、リソースが消費されてしまいます。
現場に合わせた“業務の流れ”が先。その流れに合ったシステム設計が重要です。
自社独自の業務があったり、パッケージでは対応しきれないなら、スクラッチ開発も視野に入れてみましょう。
小さな成功体験を積み重ねる
改善の成功事例を社内で共有し、「これなら自分たちでもできそう」と思ってもらうことが継続の鍵です。
簡単な作業時間短縮や入力ミス削減でも「成果」として認識し、チーム全体に広げていきましょう。
まとめ
中小企業の業務改善は、「一歩ずつ・無理なく・確実に」が鉄則です。
現場をよく知っているからこそ、改善のヒントも多く眠っています。
私たちはスクラッチ開発を通じて、“会社ごとの業務に合った改善”をご提案しています。
まずはお悩みや課題のヒアリングから、お気軽にご相談ください。
システムデザイン開発は、北海道の地で創業40年を迎えます。企業向けのシステム設計～開発・構築～保守運用までワンストップサービスを提供するシステム開発会社です。豊富な開発実績と高い技術力を強みとして、北海道から全国へ幅広い分野・業種へトータルにサポートいたします。
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